Checkliste Büroauflösung: von Kündigung bis Übergabe
Ein Büro aufzulösen heißt, in wenigen Wochen vier Dinge gleichzeitig zu erledigen: den Mietvertrag erfüllen, Möbel und Technik loswerden, Akten richtig behandeln und die Fläche sauber übergeben. Diese Checkliste ordnet alles nach Zeitpunkt, von der Kündigung bis zur Schlüsselrückgabe. Sie ist für Büroleitungen und Geschäftsführungen geschrieben, die das intern organisieren müssen, und lässt sich ausdrucken.
Kurz gesagt: Fangen Sie an, sobald die Kündigung steht. Erst den Mietvertrag auf Rückbaupflichten prüfen, dann Inventar erfassen und Verwertbares verkaufen, dann Akten trennen: Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufbewahren, Buchungsbelege acht, Geschäftsbriefe sechs. Was weg darf und personenbezogene Daten enthält, wird nach DIN 66399 mit Protokoll und Auftragsverarbeitungsvertrag vernichtet. Der Rest wird getrennt nach Gewerbeabfallverordnung entsorgt, zum Schluss folgt die Übergabe mit Protokoll.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen praktischen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Welche Unterlagen Ihr Unternehmen im Einzelnen aufbewahren muss, klärt Ihr Steuerberater, welche Sicherheitsstufe Ihre Daten brauchen, Ihr Datenschutzbeauftragter.
Die Checkliste zum Abhaken
Die Liste folgt der Reihenfolge, in der die Punkte fällig werden. Die Erklärungen zu jedem Schritt stehen darunter.
Sobald die Kündigung steht (drei bis sechs Monate vorher)
- Mietvertrag lesen: Rückgabetermin, Rückbauklausel, vereinbarter Übergabezustand
- Übergabeprotokoll vom Einzug heraussuchen: was war schon da, was haben Sie eingebaut
- Mit dem Vermieter klären, ob er Einbauten oder Möbel übernehmen will, schriftlich
- Verträge mit Kündigungsfrist auflisten: Internet, Telefon, Strom, Reinigung, Wartung, Versicherungen
- Geleaste Geräte (Kopierer, Drucker, Laptops) erfassen, Rückgabe mit dem Leasinggeber abstimmen
- Inventarliste anlegen: Möbel, IT, Teeküche, Archiv, Keller, Lagerräume
Acht bis vier Wochen vorher
- Festlegen, was in den neuen Standort mitgeht und was verkauft oder entsorgt wird
- Verwertbare Büromöbel und IT bewerten lassen, Verkauf oder Anrechnung starten
- Akten sortieren: aufbewahren (zehn, acht oder sechs Jahre) oder vernichten
- Aufbewahrungspflichtige Akten verpacken, beschriften und Lagerort festlegen
- Aktenvernichtung beauftragen: Sicherheitsstufe nach DIN 66399, Vertrag nach Art. 28 DSGVO
- Räumung und gegebenenfalls Rückbau anfragen, Besichtigung vereinbaren
Die letzten zwei Wochen
- Datenträger sichern, dann löschen oder vernichten lassen: Festplatten, SSDs, USB-Sticks, Speicher in Kopierern
- Sicherheitsbehälter für Akten abholen lassen, Vernichtungsprotokoll anfordern
- Räumung: Möbel, IT und Restbestand, getrennt nach Gewerbeabfallverordnung
- Rückbau der Einbauten, soweit der Mietvertrag ihn verlangt
- Wiegescheine und Entsorgungsbelege je Abfallart einsammeln
Am Übergabetag
- Besenreine Fläche gemeinsam mit dem Vermieter begehen
- Übergabeprotokoll mit Datum, Fotos und Mängeln unterschreiben
- Zählerstände ablesen und notieren
- Alle Schlüssel und Karten zurückgeben, Empfang quittieren lassen
- Belege ablegen: Übergabeprotokoll, Vernichtungsprotokoll, Wiegescheine, Rechnungen
Mietvertrag und Rückbaupflicht: der erste Punkt, nicht der letzte
Der Mietvertrag gibt den Takt vor. Er bestimmt den Rückgabetermin und den Zustand, in dem die Fläche zurückgegeben werden muss. Bei unbefristeten Verträgen über Geschäftsräume gilt ohne abweichende Vereinbarung die gesetzliche Frist nach § 580a Abs. 2 BGB: Kündigung spätestens am dritten Werktag eines Quartals zum Ende des nächsten Quartals. Die meisten Büromietverträge sind aber befristet und enden zu einem festen Datum.
Wichtiger als die Frist ist meist die Rückbauklausel. Viele Gewerbemietverträge verlangen, dass Trennwände, Teppichfliesen, Kabelkanäle, Teeküchen oder Serverraum-Technik wieder herauskommen. Was Sie als Mieter schulden, was Sie mitnehmen dürfen und warum der Vermieter seine Ansprüche nur sechs Monate lang geltend machen kann, steht im Ratgeber Rückbaupflicht für Gewerbemieter. Das Übergabeprotokoll vom Einzug ist dabei das wichtigste Dokument. Es zeigt, was schon da war.
Fragen Sie den Vermieter früh, ob er Einbauten oder Möbel übernehmen will. Eine gute Teeküche oder Glastrennwände sind für den nächsten Mieter oft willkommen. Halten Sie eine solche Absprache schriftlich fest, sonst wird bei der Übergabe darüber gestritten.
Inventar erfassen: was mitgeht, was verkauft wird, was weg kann
Gehen Sie Raum für Raum durch und vergessen Sie Keller, Archiv und Lagerräume nicht. Für jedes Teil gibt es drei Wege: Umzug an den neuen Standort, Verkauf oder Entsorgung. Markieren Sie geleaste Geräte gesondert. Kopierer, Drucker und Laptops aus Leasingverträgen gehören dem Leasinggeber und gehen an ihn zurück, nicht in den Verkauf und nicht in den Container.
Eine Inventarliste hilft auch beim Angebot. Wer Räumung oder Verwertung anfragt, bekommt mit einer Liste und ein paar Fotos schneller eine belastbare Einschätzung.
Büromöbel-Ankauf und IT: verkaufen oder anrechnen lassen
Gebrauchte Büromöbel lassen sich verkaufen, der Ankauf ist aber wählerisch. Gefragt sind Marken wie USM Haller, Vitra, Wilkhahn, Bene, Sedus oder Steelcase, gute Bürodrehstühle, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische und neuere Monitore. Einfache Schreibtische, Rollcontainer und ältere Aktenschränke finden selten einen Käufer, ihr Abtransport kostet meist mehr, als sie einbringen.
Wir sehen uns Möbel und Geräte bei der Besichtigung an. Wenn etwas einen Restwert hat, verkaufen wir es und rechnen den Erlös gegen den Festpreis der Räumung. Ist nichts Verwertbares dabei, sagen wir Ihnen das vorher. Wie wir verwerten und wann wir selbst ankaufen, steht unter Ankauf und Verwertung.
Bei Rechnern, Laptops und Telefonen gilt eine Reihenfolge: erst Daten sichern, die Sie noch brauchen, dann löschen oder vernichten, erst danach verkaufen oder entsorgen. Dazu mehr im nächsten Abschnitt.
Büro wird aufgelöst? Einer der beiden Geschäftsführer sieht sich die Fläche an, danach bekommen Sie einen schriftlichen Festpreis.
Besichtigung kostenlos Verwertbares wird angerechnet, wenn es einen Käufer findet Akten und Datenträger separat gesichert, mit Vernichtungsnachweis
Akten und Datenträger: was Sie aufbewahren müssen
Bevor eine einzige Akte in den Schredder geht, muss klar sein, was aufbewahrt werden muss. Die Fristen laufen weiter, auch wenn das Büro schließt. Maßgeblich sind § 257 HGB für Kaufleute und § 147 AO für das Steuerrecht:
- Zehn Jahre: Handelsbücher und Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte
- Acht Jahre: Buchungsbelege, also etwa Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge
- Sechs Jahre: empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Kopien der versandten, dazu sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen
Die acht Jahre für Buchungsbelege sind neu. Bis Ende 2024 galten zehn Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist zum 1. Januar 2025 verkürzt, und zwar für alle Belege, deren Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt die Verkürzung nicht, sie bewahren Buchungsbelege weiter zehn Jahre auf.
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Ein Beleg aus 2017 muss also bis Ende 2025 aufbewahrt werden und darf ab Januar 2026 vernichtet werden. Steuerlich kann sich die Frist verlängern, solange die Festsetzungsfrist für eine Steuer noch nicht abgelaufen ist, etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung (§ 147 Abs. 3 AO). Personal- und Lohnunterlagen haben zum Teil eigene Fristen. Fragen Sie deshalb vor dem Sortieren Ihren Steuerberater und lassen Sie sich die Liste bestätigen.
Wird die Firma aufgelöst, brauchen die Akten einen neuen Ort. Bei einer GmbH sind Bücher und Schriften nach der Liquidation zehn Jahre lang einem Gesellschafter oder einem Dritten in Verwahrung zu geben (§ 74 Abs. 2 GmbHG). Was eine Liquidation sonst für Räumung und Verwertung bedeutet, erklärt der Ratgeber GmbH-Liquidation: Räumung und Verwertung.
Aktenvernichtung nach DIN 66399: Schutzklasse, Sicherheitsstufe, Protokoll
Was nicht mehr aufbewahrt werden muss und personenbezogene Daten enthält, muss so vernichtet werden, dass niemand es wieder zusammensetzen kann. In einem Büro betrifft das fast alles: Personalakten, Bewerbungen, Kundenlisten, Verträge, Rechnungen mit Kontodaten, Korrespondenz.
Den Maßstab setzt die DIN 66399. Sie kennt drei Schutzklassen nach Schutzbedarf und sieben Sicherheitsstufen nach Partikelgröße, bei Papier von P-1 bis P-7. Schutzklasse 1 ist für interne Unterlagen gedacht, Schutzklasse 2 für vertrauliche Daten, also auch für personenbezogene, Schutzklasse 3 für streng vertrauliche. Zu Schutzklasse 2 gehören bei Papier die Stufen P-3 bis P-5. Bei P-4 darf ein Schnipsel höchstens 160 Quadratmillimeter groß sein. Für Festplatten (Materialklasse H) und elektronische Datenträger wie SSDs und USB-Sticks (Materialklasse E) legt die Norm eigene Stufen fest.
Beauftragen Sie einen Vernichtungsdienst, verarbeitet er Daten in Ihrem Auftrag. Die DSGVO zählt das Vernichten ausdrücklich zur Verarbeitung (Art. 4 Nr. 2), deshalb brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Verantwortung für die Daten bleibt bei Ihrem Unternehmen. Drei Dinge gehören in Ihre Akte:
- der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Vernichtungsdienst
- die vereinbarte Schutzklasse und Sicherheitsstufe, schriftlich im Auftrag
- das Vernichtungsprotokoll mit Datum, Menge und Sicherheitsstufe
Bis zur Abholung stehen die Akten in verschlossenen Sicherheitsbehältern, nicht in offenen Kartons im Flur. Bei unseren Büroauflösungen sammeln wir Akten und Datenträger getrennt vom übrigen Inventar in versiegelten Sicherheitsbehältern und übergeben sie an einen Aktenvernichtungsdienst, der nach DIN 66399 vernichtet, in der Regel nach Sicherheitsstufe P-4 oder höher, je nach Anforderung. Den Vernichtungsnachweis bekommen Sie für Ihre Unterlagen. Wie das im Ablauf aussieht, steht auf der Seite Büroauflösung.
Was kostet eine Aktenvernichtung?
Abgerechnet wird meist je Sicherheitsbehälter und Leerung, bei großen Mengen je Container oder nach Gewicht. Die Preislisten von drei Berliner Anbietern, abgerufen im Oktober 2026:
- 240-Liter-Behälter, etwa 25 bis 30 breite Ordner: rund 59 bis 81 Euro netto je Leerung, je nach Anbieter und Sicherheitsstufe (drei Berliner Preislisten, Stand Oktober 2026)
- 415-Liter-Behälter: 79 bis 119 Euro netto bei denselben Anbietern
- Container für große Archive: etwa 650 Euro netto für 7 Kubikmeter
- Selbstanlieferung nach Gewicht: rund 0,41 Euro netto je Kilogramm
Dazu kommen je nach Anbieter Standmiete, wenn Behälter länger stehen, und Zuschläge für Treppen ohne Aufzug. Vergleichen Sie neben dem Preis auch die Sicherheitsstufe. Üblich sind P-3 oder P-4, Schutzklasse 3 meist gegen Aufpreis. Bei unseren Büroauflösungen wird die Aktenvernichtung nach Menge gesondert berechnet und im Angebot einzeln ausgewiesen. Was die Räumung eines Büros insgesamt kostet, zeigt der Ratgeber Betriebsauflösung: Kosten.
Entsorgung nach Gewerbeabfallverordnung
Was weder umzieht noch verkauft wird, ist gewerblicher Abfall. Die Gewerbeabfallverordnung verlangt in § 3, dass Papier und Pappe, Glas, Kunststoffe, Metalle, Holz, Textilien und Bioabfälle getrennt gesammelt werden, und dass Sie die Trennung belegen können, mit Lageplänen, Fotos oder Liefer- und Wiegescheinen. Ein Container, in den alles hineinfliegt, verstößt dagegen und ist zugleich die teuerste Art zu entsorgen.
IT-Geräte, Monitore und Kabel sind Elektroschrott und gehören nicht in den Gewerbeabfall. Sie gehen gesondert an eine Erstbehandlungsanlage. Welche Pflichten die Verordnung im Einzelnen stellt, steht im Ratgeber Gewerbeabfallverordnung: Pflichten und Dokumentation. Wie wir für Betriebe getrennt entsorgen und belegen, zeigt die Seite Gewerbeentsorgung Berlin.
Übergabe: Protokoll, Zähler, Schlüssel
Am Ende steht die Begehung mit dem Vermieter. Halten Sie im Übergabeprotokoll das Datum fest, fotografieren Sie jeden Raum und lassen Sie Mängel konkret beschreiben, nicht pauschal. Notieren Sie die Zählerstände und lassen Sie sich die Rückgabe aller Schlüssel und Zugangskarten quittieren.
Das Datum der Rückgabe ist mehr als eine Formalie. Mit ihm beginnt die Frist von sechs Monaten, in der der Vermieter Ansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen geltend machen kann (§ 548 BGB). Legen Sie Übergabeprotokoll, Vernichtungsprotokoll, Wiegescheine und Rechnungen zusammen ab. Dann ist bei einer Rückfrage alles an einem Ort.
Wenn Sie die Büroauflösung abgeben wollen
Diese Liste lässt sich intern abarbeiten. Wenn Ihnen dafür die Leute oder die Zeit fehlen, übernehmen wir Räumung, Verwertung, Aktenlogistik, Entsorgung und Übergabe als einen Auftrag. Julian oder Lukas Hecht, einer der beiden Geschäftsführer, sieht sich das Büro vorher an. Danach bekommen Sie einen schriftlichen Festpreis, in dem verwertbare Möbel und Geräte schon gegengerechnet sind. Alles Weitere steht auf der Seite Büroauflösung in Berlin. Schließt mit dem Büro der ganze Betrieb, hilft der Ratgeber Geschäftsaufgabe: Ablauf und Checkliste.
Häufige Fragen
Wie lange vor dem Auszug sollte ich mit der Büroauflösung anfangen?
Am besten, sobald die Kündigung steht, also meist drei bis sechs Monate vor der Rückgabe. Früh muss vor allem dreierlei geklärt werden: was der Mietvertrag beim Rückbau verlangt, welche Akten aufbewahrt werden müssen und welche Möbel und Geräte noch einen Käufer finden. Die eigentliche Räumung dauert bei einem normalen Büro wenige Tage. Wer erst in den letzten zwei Wochen anfängt, hat für Verkauf und Aktensortierung keine Zeit mehr.
Welche Akten muss ich nach der Büroauflösung aufbewahren?
Nach § 257 HGB und § 147 AO gelten drei Fristen: zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte, acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge, sechs Jahre für empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Die acht Jahre für Buchungsbelege gelten seit dem 1. Januar 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiter zehn Jahre auf.
Was kostet eine Aktenvernichtung?
In Berlin kostet ein abschließbarer 240-Liter-Sicherheitsbehälter, in den etwa 25 bis 30 breite Ordner passen, je nach Anbieter rund 60 bis 80 Euro netto je Leerung (Preislisten von drei Berliner Anbietern, Stand Oktober 2026). Größere Mengen laufen über Container, etwa 650 Euro netto für 7 Kubikmeter. Wer selbst anliefert, zahlt nach Gewicht, rund 0,41 Euro netto je Kilogramm. Hinzu kommen je nach Anbieter Standmiete und Treppenzuschläge. Achten Sie im Angebot auf die Sicherheitsstufe, sie ist nicht überall gleich.
Welche Sicherheitsstufe nach DIN 66399 brauche ich für Büroakten?
Die DIN 66399 kennt drei Schutzklassen und sieben Sicherheitsstufen. Für Akten mit personenbezogenen Daten, also Personalakten, Kundenlisten, Verträge oder Rechnungen mit Kontodaten, ist Schutzklasse 2 der übliche Maßstab. Dazu gehören bei Papier die Stufen P-3 bis P-5. In den Berliner Preislisten, die wir verglichen haben, stehen P-3 und P-4. Welche Stufe Ihre Unterlagen brauchen, legen Sie als Verantwortlicher fest, im Zweifel zusammen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Brauche ich einen Vertrag mit dem Aktenvernichter?
Ja, wenn personenbezogene Daten vernichtet werden. Die Vernichtung ist nach Art. 4 Nr. 2 DSGVO eine Verarbeitung, der Dienstleister arbeitet für Sie als Auftragsverarbeiter. Art. 28 DSGVO verlangt dafür einen schriftlichen oder elektronischen Vertrag. Die Verantwortung für die Daten bleibt bei Ihrem Unternehmen. Lassen Sie sich außerdem nach der Vernichtung ein Protokoll mit Datum, Menge und Sicherheitsstufe geben.
Kauft jemand gebrauchte Büromöbel an?
Ja, aber nicht alles. Gefragt sind Markenmöbel wie USM Haller, Vitra, Wilkhahn oder Steelcase, gute Bürodrehstühle und höhenverstellbare Schreibtische in gepflegtem Zustand. Einfache Schreibtische, Rollcontainer und ältere Schrankwände bringen meist wenig oder nichts. Wir sehen uns das bei der Besichtigung an und rechnen einen möglichen Erlös gegen den Festpreis der Räumung. Ist nichts Verwertbares dabei, sagen wir das vorher.